Sehr geehrte Damen und Herren,
liebe Vereine,

mitte Juli fanden unter der Leitung von OptaData zwei Online-Seminar statt, in welchen der neue Abrechnungsvertrag von OptaData vorgestellt wurde.

Anbei nun eine detaillierte Zusammenfassung der Inhalte der beiden Seminare.

1. Was sind die wichtigsten Änderungen im neuen Vertrag?

Im neuen Vertrag gibt es neben der Möglichkeit der klassischen Papier-Rehasport-Abrechnung zusätzlich die Variante, über die sogenannte Rehasportzentrale die administrativen Prozesse zu digitalisieren und somit eine einfache digitale Abrechnung per App zu vollziehen. 

In der klassischen Abrechnung erhöht sich die Abrechnungsgebühr auf 2,40 % vom Bruttoabrechnungsvolumen der Belegsendung. Wird rechnerisch mit dieser prozentualen Abrechnungsgebühr bei einem Beleg ein Honorar von 2,50 € unterschritten, so wird für diesen Beleg ein Honorar in Höhe von 2,50 € fällig (Mindestgebühr pro Beleg).

Alternativ zu der Mindestgebühr pro Beleg gibt es für HBRS-Mitglieder die Möglichkeit, sich für eine Monatsgebühr in Höhe von 10,- € je Monat zu entscheiden und damit die Mindestgebühr pro Beleg außer Kraft zu setzen. Dann fällt immer nur genau das Honorar pro Beleg an, das sich rechnerisch aus der prozentualen Abrechnungsgebühr ergibt.

Dies ist vor allem für Vereine interessant, die regelmäßig kleinere Mengen (< 20) abrechenbare Einheiten pro Beleg zur Abrechnung einreichen. Hinzu kommt eine Verwaltungsgebühr in Höhe von 29,- € je Belegsendung, die unabhängig von der Anzahl der eingereichten Belege ist.

In der digitalen Abrechnung mit der Rehasportzentrale werden die Belege direkt nach Erfassung in der Software zu OptaData geschickt und die Unterschriften der Versicherten werden digital eingeholt.
Die Abrechnung erfolgt dann direkt durch opta data zum vertraglich vereinbarten Zeitpunkt.

Dabei fallen monatliche Softwarenutzungsgebühren in Höhe von 39,95 € an, zzgl. 4,99 € pro Übungsleiter*in für die Nutzung der Rehasportzentrale-App.
Hinzu kommen Abrechnungsgebühren, die gemäß Dienstleistungsvereinbarung in Abhängigkeit von der jährlichen Belegmenge variieren und je Abrechnungsvorgang je Beleg fällig werden. Auf diese Abrechnungsgebühren erhalten HBRS-Mitglieder 10 % Rabatt.
Auf die Softwarenutzungsgebühr erhalten HBRS-Mitglieder einen Rabatt in Höhe
von 25 %. Die App kann leider nicht rabattiert werden.

Hier kommen Sie zum aktuellen Vertrag!

2. Was benötige ich, um Online Abrechnen zu können?

Um die Vorteile der Rehasportzentrale nutzen zu können, brauchen Sie einen Computer mit Internetzugang. Die Software ist vollständig browserbasiert, so dass Sie kein Programm installieren müssen oder eine besonders hochwertige/leistungsstarke Ausstattung benötigen würden. Hier findet dann die gesamte Kurs- und Mitgliederverwaltung statt, die Anlage der Muster 56-Verordnungen und die Zuordnung von Übungsleiter*innen etc.
Darüber hinaus gibt es viele informative Auswertungen über die Teilnahmen der Versicherten, „Trainingsmuffel“, Vorwarnung bei Verordnungen kurz vor den letzten Einheiten und vieles mehr.
Für die Nutzung der App zum Einholen der Versicherten-Unterschriften wird ein Handy oder Tablet mit aktuellem iOS- oder Android-Betriebssystem benötigt. Die App ist über die entsprechenden Appstores frei verfügbar und so gestaltet (und vom TÜV zertifiziert), dass sie auch auf privaten Endgeräten genutzt werden kann.


3. Wann kommt der neue Vertrag und welche Fristen gilt es zu beachten?

Opta Data wird Sie rechtzeitig vor der Umstellung informieren und Ihnen die vertraglichen Informationen zukommen lassen. Die ersten Vereine werden voraussichtlich im Laufe des August kontaktiert.
Die Umstellung der Konditionen erfolgt in Chargen, so dass nicht alle Mitgliedsvereine gleichzeitig kontaktiert werden. Bis zur tatsächlichen Umstellung bleiben die Altkonditionen erhalten.
Nach Erhalt der neuen Verträge haben die Mitgliedsvereine i. d. R. vier Wochen Zeit, die Unterlagen vollständig ausgefüllt an OptaData zurückzuschicken.

4. Welche Abrechnungsvariante ist für meinen Verein am besten geeignet?

Die Entscheidung für oder gegen die digitale Abrechnung sollte jeder Verein individuell treffen.

HIER finden Sie beispielhafte Varianten mit klassischer Abrechnung.

Dabei sehen Sie, ab welcher Anzahl abrechenbarer Einheiten, bzw. ab welchem Verordnungsmix die Abrechnung inklusive Mindestgebühr pro Beleg für Sie günstiger wird.

Rechnen Sie deutlich weniger als 15 Einheiten pro Beleg ab oder haben Sie deutlich mehr Belege pro Belegsendung, bei denen die Mindestgebühr greift, dann ist die Abrechnung
mit der alternativen monatlichen Gebühr in Höhe von 10,- € für Sie günstiger.

Im Normalfall, mit einem Großteil der Belege mit 20 und mehr abrechenbaren Einheiten ist die
Abrechnung mit Mindestgebühr pro Beleg preislich attraktiver.

Bei weiteren Fragen können Sie sich direkt an uns bzw. auch an Herrn Stihler von OptaData wenden.

Stefan Stihler (OptaData)
Telefon 0201 3196-492
Mobil 01511 8005478
s.stihler@optadata-gruppe.de

Mit freundlichen Grüßen

Ihr HBRS Team